BOCM

JUEVES 12 DE JUNIO DE 2025

B.O.C.M. Núm. 139

buida la competencia en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental informará, preceptivamente y antes de su licitación, los proyectos básicos de construcción o de reforma de los edificios de dichas entidades en lo que respecta al espacio destinado para depósito de archivo.
Segunda
Obligaciones del Ayuntamiento
1. El Ayuntamiento se compromete a depositar temporalmente su fondo documental
histórico en las dependencias del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
2. El Ayuntamiento pondrá los medios para solventar la carencia de instalaciones de
archivo adecuadas para la custodia y conservación de los documentos que han dado lugar a
la necesidad de este depósito en el plazo máximo de vigencia del Convenio, incluida la prórroga de cuatro años.
Tercera
Obligaciones de la Comunidad de Madrid
1. La Comunidad de Madrid se compromete a custodiar y conservar los documentos
del fondo documental histórico del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Aldea del
Fresno en instalaciones apropiadas y dará servicio de consulta de los documentos que lo
componen a los usuarios que así lo soliciten. Todas las labores de conservación y difusión
del fondo documental histórico del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Aldea del
Fresno, durante el tiempo que dure su depósito en el Archivo Regional de la Comunidad de
Madrid, se ajustarán a los mismos estándares de máxima calidad observados en el tratamiento de los documentos de titularidad de la Comunidad de Madrid que el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid custodia. Del mismo modo, en el uso de los documentos
del fondo documental histórico del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Aldea del
Fresno se seguirán los protocolos establecidos para la circulación y uso del resto de documentos que conserva el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid: control medioambiental de los depósitos, acceso restringido a los mismos, vigilancia de las salas de consulta y trazabilidad de los movimientos que tengan las distintas unidades del fondo.
2. Durante la vigencia del presente convenio, se podrán exhibir los documentos del
fondo documental histórico del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Aldea del Fresno,
en exposiciones o muestras, sin necesidad de autorización del Ayuntamiento, siempre que
éstas se realicen en las dependencias del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. En
el caso de exposiciones o muestras en el exterior, se necesitará la autorización expresa del
Ayuntamiento para la salida de documentos del fondo documental histórico del Archivo
Municipal del Ayuntamiento de Aldea del Fresno, fuera del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. Toda exposición o muestra del Fondo documental histórico autorizada
por el Ayuntamiento en el exterior requerirá, como requisito sine qua non, la contratación
de una póliza de seguro a todo riesgo que cubra desde el momento de la salida de las dependencias del Archivo Regional al lugar de destino, todo el tiempo que dure dicha salida,
hasta la devolución de este al lugar de origen. Los costes de dicha póliza correrán por cuenta del Archivo Regional o bien del organizador de la exposición o muestra, según pacten
entre estos últimos.
En todo caso, en todas las tareas de difusión y exhibición, los documentos quedarán
perfectamente identificados y se hará constar expresamente la acreditación de la titularidad:
“Fondo documental histórico del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Aldea del Fresno (depositado en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid)”.
3. Si bien la Comunidad de Madrid pondrá todos los medios a su alcance para garantizar una idónea conservación y uso de los documentos del fondo documental histórico del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Aldea del Fresno, tal y como ha quedado anteriormente expuesto, no será responsable de los riesgos inherentes a la puesta en servicio de los
documentos depositados, como los deterioros debidos a la manipulación profesional ordinaria
ni de aquellos acontecimientos de fuerza mayor o caso fortuito que pudieran sobrevenirles.
4. La Comunidad de Madrid no podrá lucrarse ni obtener rendimientos económicos,
royalties, ni comisiones de cualquier tipo, ni directa ni indirectamente, como consecuencia
de la difusión, exhibición, publicidad o puesta a disposición del público general o científico del fondo documental histórico del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Aldea del
Fresno. Sin embargo, las reproducciones o certificaciones que los usuarios del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid soliciten de los documentos constitutivos del fondo documental histórico del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Aldea del Fresno, estarán

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